Kako najti čas za pomembne stvari v življenju?

Avtor: Luka Jan

Da lahko živimo bolj uravnoteženo življenje, je pomembno, da sprejmemo dejstvo, da ne moremo narediti vsega, kar pride mimo nas. Ni potrebe po preobremenjenosti. Lahko rečete ne, ko je to potrebno in se osredotočite na najpomembnejše prioritete.

Kako v poplavi stvari v življenju ohraniti pravo smer in pripluti do rajskega otoka, ki ga iščemo? Kako lahko prekinemo začaran krog nenehnega gašenja požarov? Morda ti lahko pomaga tole enostavno orodje – Eisenhowerjeva matrika.

Od kod je matrika dobila ime?

Ime je dobila po 34. Predsedniku ZDA. Lahko si predstavljate, da je število nalog, ki čakajo predsednika ogromno in Eisenhower je izumil in uporabljal to enostavno orodje, ki mu je pomagalo postavljati prave prioritete na dnevni bazi. Za vsako nalogo se je vprašal, ali je pomembna ali je nujna.

Kako se matrika uporablja?

Naše naloge in opravila razvrstimo po pomembnosti in nujnosti. Nujno pomeni, da potrebuje takojšnjo pozornost, to so aktivnosti, ki jih moramo nujno izpeljat, pritiskajo na nas in nas silijo v aktivnost ( npr. telefon, ki zvoni). Običajno jih zahteva nekdo drug in jih imamo običajno pred očmi. So pa pogosto tudi NE-pomembne. Pomembnost je vezana na rezultat. Če naj bo nekaj pomembno, mora doprinesti k vaši viziji in poslanstvu, vrednotam in strateškim prioritetam.

 Za razlago bom uporabil analogijo kozarca, velikih kamnov (stvari, pomembne zame) in peska (motnje, stvari, pomembne za druge), ki jo lahko osvežiš tukaj.

Elementi matrike

Z uporabo kriterija nujno in pomembno dobimo matriko s štirimi kvadranti:

Prvi kvadrant - naredi

V prvem kvadrantu so nujne in pomembne reči, tako v življenju kot v službi. Treba jih je narediti danes oz. jutri. Tukaj najdemo veliko kamenčkov – pogosto so notri aktivnosti, ki jih moramo speljati, ker nismo pravočasno začeli s pripravo. Na nek način gasimo požar. Če se osredotočamo samo na kvadrant 1, se ta le veča in veča in dominira nad našim časom, celo do te mere, da je edini pobeg kvadrant 4. Običajno to pomeni 90% časa v kvadrantu 1 in 10% časa v kvadrantu 4. Temu pravimo upravljanje s krizo. Nekateri veliko časa preživijo v kvadrantu nujno, a nepomembno (tj. 3), misleč, da so v kvadrantu 1. Reagirajo na nujne stvari saj predvidevajo, da so tudi pomembne. Njih nujnost (in pomembnost) pa običajno določajo drugi in ni nujno, da veljata tudi za vas.

Drugi kvadrant – načrtuj

V drugem kvadrantu so pomembne stvari, ki niso nujne. Tukaj se po navadi skriva največ velikih kamnov – npr. skrb za zdravo telo (ki postane nujna šele, ko zbolimo), osebna rast in razvoj, strokovno usposabljanje, predajanje znanja drugim, čas posvečen družini ipd.

Tretji kvadrant – delegiraj 

V tretjem kvadrantu so pogosto nujne stvari, ki pa morda niso pomembne (vsaj ne za nas). Gre za velike kamne drugih ljudi in zato je stvari v tem kvadrantu najbolje predati naprej, naučiti nekoga drugega, da jih zna opraviti. V družinskem krogu bi se na primer lahko vprašali, kako nam pri hišnih opravilih lahko pomagajo otroci.

Četrti kvadrant – zmanjšaj / opusti

Zadnji, četrti kvadrant, vključuje stvari in naloge, ki niso niti pomembne niti nujne. To so tatovi časa, kot je brezciljno ogledovanje YouTube posnetkov, prestavljanje kanalov na televiziji, dokler ne najdemo nečesa, kar bo mogoče zanimivo, neprestano listanje po družabnih omrežjih, pretirano klepetanje s sosedi, preigravanje računalniških igric do zgodnjih jutranjih ur in podobne aktivnosti, ki nam vzamejo veliko časa, a nam v resnici ne obogatijo življenja ali kako drugače prispevajo k našemu dobremu počutju, osebni rasti in morebitnim drugim ciljem.

Kako lahko matriko apliciramo, da dobimo več časa za stvari, ki so nam pomembne?

V naši naravi je, da reagiramo na nujne stvari. Zato moramo biti za pomembne stvari veliko bolj proaktivni. Tako bomo ujeli priložnost in premaknili stvari naprej. Če nimamo jasno postavljenih prioritet v življenju in vizije rezultata, nas hitro zaposlijo nujne aktivnosti, pomembne pa bolj ali manj ne najdejo poti v kozarec življenja. V spletnem programu za pare – Pomenki – najdeta vrsto zanimivih vodenih pogovorov, preko katerih se uskladita glede vizije in si oblikujeta življenjske prioritete. Tako lahko prevzameta nadzor nad vajinim življenjem in prepoznata pomembne stari, ne samo nujnih. Več o spletnem programu za pare in starše najdeš na tej povezavi.

 Če preveč časa preživimo v kvadrantu 3 ali 4, smo na nek način neodgovorni. Učinkoviti ljudje se tema kvadrantoma aktivno izogibajo. Hkrati pa skušajo kvadrant 1 zmanjšati tako, da preživijo več časa v kvadrantu 2. Slednji je srce učinkovitega upravljanja s časom. Ukvarja se z najpomembnejšimi rečmi, še preden te postanejo nujne. Strateške usmeritve, pozornost na vrednote, odnose, dolgoročno načrtovanje, telesna vadba, preventivno vzdrževanje (npr. hiše, avtomobila) – vse stvari, za katere vemo, da so pomembne, pa si zanje ne vzamemo dovolj časa, saj niso nujne.

Edini način, da dobiš čas za kvadrant 2 je, da ga pridobiš iz kvadranta 3 ali 4. Ne moreš ignorirati pomembnih in nujnih aktivnosti, se bodo pa te zmanjšale, če bomo več časa preživeli v kvadrantu 2. Začetni čas pa mora priti iz 3 in 4. Za kvadrant 2 je potrebno biti proaktiven, saj kvadranta 1 in 3 delujeta na nas. Da boste lahko rekli DA pomembnim prioritetam iz kvadranta 2, boste morali reči NE nekaterim, včasih navidezno nujnim stvarem.

Zavihaj rokave in na list papirja zapiši matriko ter vajo izkoristi, da na svoj urnik umestiš pomembne, a ne nujne stvari in obogatiš svoje življenje. Pa srečno!

V maju, mesecu ljubezni, si lahko Pomenke, spletni program za pare, privoščita s kar 50% popustom s kodo MAJ50. Vajin paket za 20 zmenkov na domačem kavču za ljubečo povezanost lahko prevzameta na https://www.skrbenstars.si/pomenki.